La digitalización no consiste simplemente en guardar una fotografía o un escaneo del documento tradicional. La Resolución de 5 de junio de 2026 establece características concretas para el documento electrónico y para el sistema que lo genera, lo entrega y lo conserva.
¿Cuándo será obligatorio el DeCA electrónico?
La obligación de utilizar el documento de control en formato digital entra en aplicación el 5 de octubre de 2026 para los transportes afectados.
Esa fecha no cambia la naturaleza del documento de control. Lo que cambia es el soporte y la forma de acreditar su disponibilidad, integridad y trazabilidad. Las empresas necesitan, por tanto, revisar no solo cómo crean el documento, sino todo el recorrido que sigue desde la preparación del servicio hasta su conservación.
¿Para qué sirve el documento de control?
El documento identifica las partes y las condiciones esenciales de un envío. Entre otros datos, recoge el cargador contractual, el transportista efectivo, el origen, el destino, la mercancía, la fecha y el vehículo utilizado. Durante el transporte debe existir una copia correctamente cumplimentada a disposición del conductor. Después del servicio, los sujetos obligados deben conservar su ejemplar o copia durante al menos un año y mantenerlo disponible para la Inspección de Transporte Terrestre.
¿Qué cambia cuando el documento es electrónico?
El DeCA electrónico debe cumplir una serie de condiciones técnicas que permitan consultarlo de manera fiable. La Resolución de 5 de junio de 2026 contempla, entre otras, las siguientes características:
1- Documento en PDF nativo, no una simple imagen escaneada.
2- Tamaño máximo de 5 MB.
3- Registro de la fecha y hora de creación y, cuando corresponda, de modificación.
4- Código QR asociado a una URL única.
5- Acceso mediante HTTPS con los requisitos técnicos establecidos.
6- Descarga directa del PDF sin exigir credenciales durante el servicio.
7- Conservación del documento durante al menos un año.
8- Trazabilidad de las modificaciones realizadas.
La firma no es obligatoria para la validez general del documento de control. Si el mismo documento se utiliza además con una finalidad contractual y debe firmarse, la resolución establece las condiciones aplicables a esa firma electrónica.
El verdadero reto está en la operación
Crear un PDF es solo una parte del proceso. En la práctica aparecen otras preguntas:
¿De dónde salen los datos del transporte?
¿Quién comprueba que el documento está completo?
¿Cómo recibe la copia el conductor?
¿Qué ocurre si cambia la matrícula, el conductor o el destino?
¿Cómo se conserva la información anterior?
¿Quién puede recuperar el documento meses después?
Cuando estas respuestas dependen de correos, hojas de cálculo y personas concretas, el riesgo no está solo en el documento. Está en el proceso completo.
¿Cómo resuelve Essentos el ciclo del DeCA?
Essentos DeCA permite preparar, generar, entregar, modificar y conservar el documento dentro de un flujo controlado.
La solución puede utilizarse de forma guiada, configurarse para una empresa o integrarse con un ERP, un TMS o una aplicación de terceros. El objetivo es que el DeCA forme parte del servicio de transporte y no se convierta en una tarea documental paralela.